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Destinataires : Tout le personnel de Rincent Laboratoires

Objet :  Informations et bonnes pratiques des messageries professionnelles Rincent Laboratoires :  @rincent.fr, @rincent.com ou autres

 

Si vous avez reçu cette note c’est que vous utilisez une (ou plusieurs) messagerie professionnelle mise à votre disposition dans le cadre d’un contrat de licence de marque Rincent :

 

1 - Chacun est responsable du bon usage de la messagerie qui lui est confiée

2 - Cette messagerie est à usage exclusivement professionnel.

 

Afin d’éviter les blocages et les difficultés rencontrées récemment, notre prestataire actuel (OVH) nous a communiqué les bonnes pratiques suivantes :

 

A noter que ces consignes sont valables pour les autres plateformes de messageries.

 

 

La bonne utilisation de l’e-mail en entreprise

 

Rédaction de l’e-mail, à éviter :

 

  • Plus de 3 mots en majuscule dans l’objet de votre e-mail,

  • certains mots clés en sujet et début de mail comme : Hello, FREE, BUY, etc…,

  • une police d’écriture trop grande,

  • des liens présents dans le mail incorrects ou non sécurisés,

  • d’envoyer fréquemment des mails de masse, (nombreux contacts),

.

sous peine d’avoir votre messagerie spammée et bloquée par OVH.

 

La capacité des messageries, 5 Go pour @rincent.fr et 50 Go comptes Exchange @rincent.com :

 

Il est conseillé pour les capacités de 5 Go de nettoyer sa messagerie tous les trimestres pour maintenir une taille de boite mail acceptable (soit toujours inférieure à 90% de sa capacité maximale) …

 

Bon usage de l’e-mail :

 

Éviter les e-mails « ping-pong », pas plus de 2 allers retours à partir du même e-mail de départ. Dans le pire des cas, l’e-mail ping-pong finit avec des participants qui n’étaient pas présents au début des échanges…

 

Le mailing à partir de sa messagerie est interdit, (RGPD), obligation d’utiliser une plateforme professionnelle.

 

Notifications OVH :

 

Si vous recevez un mail OVH sur votre abonnement, renouvellement ou facturation OVH, c’est systématiquement un mail malveillant, phishing, car vos messageries sont gérées sur le compte OVH Rincent Laboratoires.

 

Vous pouvez recevoir une notification OVH pour vous alerter que votre messagerie est saturée ou spammée.

 

Il est dans l’intérêt de tous de respecter ces bonnes pratiques

 

Bien sincèrement,

 

Yves Cassagnes

Directeur Général

Rincent BTP Services SAS

 

 

Document joint : Guide pratique de la bonne utilisation de l’e-mail dans l’entreprise - MEDEF